Seguramente debido al volumen de facturación de su empresa o negocio, en más de una ocasión se ha planteado enviar facturas a través del correo electrónico. Muchos de vosotros nos habéis preguntado en alguna ocasión si el envío se puede realizar. Es lógico que mantengáis esas dudas ya que ni siquiera Hacienda afirmaba o negaba con seguridad si el formato y la vía eran correctos.

Pues bien, ya podemos estar seguros. Hacienda ya ha afirmado que el envío de un factura en este formato será válido si cumple con un solo requisito: contar con un control de gestión y pista de auditoría correctos.

¿Qué se entiende por correcto?

El control de gestión es correcto cuando confirma o verifica que existe relación entre la factura y la orden de compra, el albarán y la orden de pago. Y la pista de auditoría se considera correcta cuando junto con la factura encontramos el pedido y los documentos de transporte.

En general, lo que se requiere es que los controles de gestión permitan crear una pista de auditoría fiable, que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.

Por tanto, debe ser posible establecer esa pista de una forma fiable y de esta forma establecer una conexión entre los distintos estadios de la operación, desde su contratación, hasta su realización. Por ejemplo, la existencia de una orden de compra, la entrega del bien o la prestación del servicio requerido, la emisión de la correspondiente factura y, finalmente, el pago de la misma.

Como veis, este es el único requisito, por lo que no es necesario realizar el envío utilizando firma electrónica.